Írjuk vagy ne írjuk, az „E-mail” tárgyalás buktatói

1978 ban  Jimmy Carter akkori amerikai elnök, vajon használta volna, és megkímélte volna-e az egyiptomi és izraeli béketárgyalások résztvevőit a 13 napos Camp David-i tárgyalássorozattól, ha az e-mail már akkor széles körben elterjedt volna?

Sok ügyfelem kérdezi, hogy tárgyaljon-e e-mailben, és persze várják a nemleges válaszom. Válaszom mindig ugyanaz – „Természetesen. Néha.”. Íme, néhány kompromisszum, melyek megfontolandóak mielőtt megnyomnánk, a KÜLD gombot.

Mindnyájan tudjuk, hogy a személyes megbeszélések nyújtják a legjobb lehetőséget az árnyalt beszélgetésekhez. A testbeszéd és a tonalitás fontos az erőviszonyok feltérképezéséhez, a jelzések (a rugalmasság kifejezői) és átfogalmazások észrevételéhez. A fizikai jelenlét maximális lehetőséget ad a másik fél válaszainak felfedezéseire, nyomon követő kérdések alkalmazására, az ajánlatainkra tett válaszreakciók megfigyelésére és a „vibráció”, a tárgyalási hőmérséklet érzékelésére.

A fontos tárgyalásokon szeretem értékelni az észre nem vett, elmulasztott jelzések potenciális költségeit („8% körüli engedményre lenne szükségünk”) a kiadásokra és utazásra fordított időhöz viszonyítva. Egy nagy kereskedelmi szerződés esetén 1% megtakarítás lehetősége, egy új változó alkalmazása, vagy a megállapodás átfogalmazása egy árnyalt jelzés hatására jelentéktelenné teheti a tárgyalásra fordított utazási vagy egyéb kiadásokat.

Természetesen azért kivédhetetlen lenne a mai pörgő üzleti életben azt tanácsolni, hogy minden tárgyalásnak személyesnek kell lennie. Telefon (és az egyre gyakoribb videó konferencia) tökéletesen megfelel sok megbeszélésre. Ha csapatban tárgyal, a telefonos lehetőség egyik előnye (eltekintve az esetlegesen törölt repülőjáratoktól és rossz minőségű fedélzeti ellátástól) annak lehetősége, hogy azonnali üzenetet váltson kollegáival a tárgyalás közben is. Ez nagyon hasznos lehet, hogy rugalmas jelzéseket osszon meg, vagy stratégiai tanácsokat – csak próbáljon meg tanácsadó és nem kritikus lenni.

A telefon és videó konferencia legnagyobb hátránya az egyetértés hiánya. A bizalom és személyes kapcsolat nagyon fontos lehet egy nehéz tárgyaláson, ezért bölcs dolog fontolóra venni a személyes kézfogás, üdvözlés kezdésének lehetőségét a derűs csengő hangok helyett.

A legtöbb ember fegyelmezettebb és zártabban bánik az információk átadásával is, amikor a távolból, eszközökön keresztül kommunikál, mint egy kávé mellett. Tapasztalataim szerint minél ismeretlenebb, távolságtartóbb a kapcsolatunk tárgyalófelünkkel annál inkább felmerül a kérdés, hogy személyessé tegyük és elmélyítsük azt.

Az e-mail nagy lépés sok apróság elvesztésének lehetőségével. Persze nem azt mondom, hogy ne használjuk – gyors, szavahihető és az üzleti kommunikáció ma már 90%-ban erre alapozott. Tökéletesen használható például egy írásos ajánlat elküldésére. Ugyanakkor sose használjuk kapcsolatfelvételre, a szükségletek és prioritások feltérképezésére, vagy a másik fél ajánlatunkra tett reakcióinak megismerésére – amikor a személyes dialógus az ellenőrző kérdésekkel kritikus fontosságú. Biztosítsuk, hogy adjunk egy alkalmat telefonos hívásunk fogadására – (ezt majd máskor kifejtem).

Emlékezzen! – amikor kommunikációs lehetőségek közül választ, tartsa szem előtt a megegyezés fontosságát. Ha kétségek merülnének fel, tegye fel a kérdést magának, mit csinálna most Jimmy Carter?

Simon Letchford – Scotwork USA/Australia