1978 ban Jimmy Carter akkori amerikai elnök, vajon használta volna, és megkímélte volna-e az egyiptomi és izraeli béketárgyalások résztvevőit a 13 napos Camp David-i tárgyalássorozattól, ha az e-mail már akkor széles körben elterjedt volna?
Sok ügyfelem kérdezi, hogy tárgyaljon-e e-mailben, és persze várják a nemleges válaszom. Válaszom mindig ugyanaz – „Természetesen. Néha.”. Íme, néhány kompromisszum, melyek megfontolandóak mielőtt megnyomnánk, a KÜLD gombot.
Mindnyájan
tudjuk, hogy a személyes megbeszélések nyújtják a legjobb lehetőséget az
árnyalt beszélgetésekhez. A testbeszéd és a tonalitás fontos az erőviszonyok
feltérképezéséhez, a jelzések (a rugalmasság kifejezői) és átfogalmazások
észrevételéhez. A fizikai jelenlét maximális lehetőséget ad a másik fél
válaszainak felfedezéseire, nyomon követő kérdések alkalmazására, az ajánlatainkra
tett válaszreakciók megfigyelésére és a „vibráció”, a tárgyalási hőmérséklet
érzékelésére.
A
fontos tárgyalásokon szeretem értékelni az észre nem vett, elmulasztott
jelzések potenciális költségeit („8% körüli engedményre lenne szükségünk”) a
kiadásokra és utazásra fordított időhöz viszonyítva. Egy nagy kereskedelmi
szerződés esetén 1% megtakarítás lehetősége, egy új változó alkalmazása, vagy a
megállapodás átfogalmazása egy árnyalt jelzés hatására jelentéktelenné teheti a
tárgyalásra fordított utazási vagy egyéb kiadásokat.
Természetesen
azért kivédhetetlen lenne a mai pörgő üzleti életben azt tanácsolni, hogy
minden tárgyalásnak személyesnek kell lennie. Telefon (és az egyre gyakoribb
videó konferencia) tökéletesen megfelel sok megbeszélésre. Ha csapatban
tárgyal, a telefonos lehetőség egyik előnye (eltekintve az esetlegesen törölt
repülőjáratoktól és rossz minőségű fedélzeti ellátástól) annak lehetősége, hogy
azonnali üzenetet váltson kollegáival a tárgyalás közben is. Ez nagyon hasznos
lehet, hogy rugalmas jelzéseket osszon meg, vagy stratégiai tanácsokat – csak
próbáljon meg tanácsadó és nem kritikus lenni.
A
telefon és videó konferencia legnagyobb hátránya az egyetértés hiánya. A
bizalom és személyes kapcsolat nagyon fontos lehet egy nehéz tárgyaláson, ezért
bölcs dolog fontolóra venni a személyes kézfogás, üdvözlés kezdésének
lehetőségét a derűs csengő hangok helyett.
A
legtöbb ember fegyelmezettebb és zártabban bánik az információk átadásával is,
amikor a távolból, eszközökön keresztül kommunikál, mint egy kávé mellett.
Tapasztalataim szerint minél ismeretlenebb, távolságtartóbb a kapcsolatunk
tárgyalófelünkkel annál inkább felmerül a kérdés, hogy személyessé tegyük és
elmélyítsük azt.
Az
e-mail nagy lépés sok apróság elvesztésének lehetőségével. Persze nem azt
mondom, hogy ne használjuk – gyors, szavahihető és az üzleti kommunikáció ma
már 90%-ban erre alapozott. Tökéletesen használható például egy írásos ajánlat
elküldésére. Ugyanakkor sose használjuk kapcsolatfelvételre, a szükségletek és
prioritások feltérképezésére, vagy a másik fél ajánlatunkra tett reakcióinak
megismerésére – amikor a személyes dialógus az ellenőrző kérdésekkel kritikus
fontosságú. Biztosítsuk, hogy adjunk egy alkalmat telefonos hívásunk fogadására
– (ezt majd máskor kifejtem).
Emlékezzen!
– amikor kommunikációs lehetőségek közül választ, tartsa szem előtt a
megegyezés fontosságát. Ha kétségek merülnének fel, tegye fel a kérdést
magának, mit csinálna most Jimmy Carter?
Simon Letchford – Scotwork
USA/Australia